Cómo usar Trello para organizarte en la universidad

Seguro que esta historia te suena:

Se acerca la universidad y crees que todo va a cambiar, al fin te convertirás en una persona responsable que no deja las cosas para el último día. Además, vas a vivir en una residencia de estudiantes y cuentas con que, al no tener que limpiar ni cocinar, vas a disponer de todo el tiempo del mundo para dedicarte a full al crecimiento personal.

Sabes que saldrás ganando, tendrás más tiempo para todo. Es entonces cuando el profesor manda la planificación de la asignatura de los próximos dos meses. Apuntas todas las fechas en la agenda, incluida la de la entrega del trabajo final, para que nada se te pase.

Crees que lo tienes todo controlado, piensas que para qué ponerte ya a picar piedra, quedan dos meses.

A un mes de la entrega, aún te parece muy lejos la fecha de entrega del trabajo final y estás viendo que las tareas que mandan en clase no te llevan tanto tiempo, así que, con toda la confianza puesta en ti, decides que a la semana siguiente empiezas sí o sí.

Quince días antes ni te acuerdas del trabajo, estas tan hasta arriba con las tareas del resto de asignaturas que tienes que entregar ya que no ves el momento de ponerte con él.

Y una semana antes, con mil cosas que hacer y estudiar, entras en crisis y entiendes perfectamente el estrés que sentía el Profesor huyendo de la policía en La Casa de Papel.

Cuando esto ocurre solo quieres correr, meterte debajo de la mesa o sentir que la excusa “mi perro se comió el trabajo” va a funcionar, aunque no tengas perro, y, por supuesto, tampoco el trabajo.

Nunca entenderás por qué te pasa siempre lo mismo cuando se trata de organizarte para llevar las cosas al día y que te dé tiempo a todo. Intentas llevar por bandera el lema just do it pero solo te sale “sí, lo hago, pero mañana”. Es lo que los expertos llaman autosabotear tu propia productividad, vamos el Dexter a tu lado es todo un aficionado.

Para lograr organizar tu tiempo, los trabajos y la jornada de estudio hay mil formas y maneras, algunas más tradicionales como la agenda, el calendario de pared o los pósits repartidos por todo el escritorio; y otras más del siglo XXI, gracias a las nuevas tecnologías y aplicaciones pensadas para ello.

Entre ellas, queremos presentarte Trello. No es la única y tampoco es la solución total a todos tus problemas (no es un Sheldom Cooper hecho app). Tendrás que poner de tu parte, que los trabajos no se hacen solos. En lo que te va a ayudar es a organizarte de una forma más productiva, sencilla y visual.

Además, es totalmente gratuita, así que puedes dejar la inversión para celebrar que ya no llegas tarde a ningún trabajo.

Trello para dummies

Muchas veces no nos atrevemos a utilizar aplicaciones porque pensamos que vamos a tener que estudiárnoslas, y ya tenemos bastante con las asignaturas. Hay algunas muy complicadas, pero otras como esta que te presentamos son tan intuitivas que la máquina de café de la facultad te va a parecer un rompecabezas.

Lo primero que hay que saber sobre Trello es que se divide en tableros (pizarras) y tarjetas (pósits):

Tableros

Un tablero representa un proyecto en concreto, un trabajo o un examen. Cada tablero tendrá su propio nombre: “Examen de introducción a la Psicología”, “Trabajo de Literatura Medieval” o “Planes para dominar el mundo”. Como ves, puedes hacer tableros de todo lo que se te ocurra, incluso para planificar tus fiestas, escapadas de finde con el grupo de la resi, los puedes llamar “Barbacoa viernes por la noche”.

Los tableros contienen diferentes tareas (las tarjetas) que se deben ir completando para dar como terminado el proyecto.

Tarjetas

Cada una de las tarjetas representan una tarea específica de ese trabajo o proyecto como: “buscar información”, “redactar introducción”, “establecer entrevista a experto” o en otro orden de cosas, “mandar email de confirmación a la fiesta” o “reservar hostal en Amsterdam para 13 personas”.

Las tarjetas pueden enlazarse entre ellas, las puedes compartir con compis de clase, añadirles recordatorios e incluso crearlas vía correo electrónico (esto ya es para el siguiente nivel).

Cada una de ellas tiene su propia información. Pueden rellenarse con:

  • Información detallada: puedes escribir todo lo que quieras a cerca de esa tarea, ideas, descripción…
  • Fecha de vencimiento: esto te ayudará a organizarte en el calendario y a aprender a calcular cuánto tardas en hacer cada cosa. Conforme se acerque la fecha, la aplicación te irá avisando mediante notificaciones y la tarjeta se irá convirtiendo en una patata caliente que irá cambiando de color hasta ponerse rojo. Esta fecha puede ir variándose, pero lo que hará crecer tu productividad es intentar cumplirla. Si no, ¿dónde está el reto?
  • Adjuntos y enlaces: podrás incluir todos archivos, imágenes o enlaces directos que necesites. Es una buena forma de no perder la información que vayas encontrando o los documentos que necesites para esa tarea. Siempre estarán en la tarjeta. Se acabó lo de dividir la info entre documentos sueltos por el escritorio, el bloc de notas del móvil y el Whatsapp del grupo de trabajo.
  • Subtareas: cada tarjeta te permite hacer una lista de subtareas con casillas de verificación para estructurar mejor lo que necesitas hacer.
  • Emoticonos y colores: que te ayudarán a diferenciar y hacer más ameno y divertido el trabajo.
  • Con esto ya tienes las ideas básicas sobre Trello, pero sabemos que no es fácil imaginar cómo es exactamente ese corcho virtual y a qué nos referimos con tableros y tarjetas. Por eso aquí te dejamos el enlace a un pequeño vídeo que te explica de manera genérica qué es y cómo se utiliza la aplicación.

    Además, la propia web de Trello tiene un tutorial muy específico con todos los detalles, por si quieres subir al siguiente nivel y convertirte en Maestro Trello.